Management assistent | Office assistent | 32-40 uur per week

Taken en verantwoordelijkheden

Zorg jij voor het ontzorgen van de directie en het MT van Library & IT Services? Ben jij het organisatorisch talent, die er als spil in de organisatie voor zorgt dat administratieve processen gesmeerd verlopen? Dan zijn wij op zoek naar jou!
 
Jouw functie 
Als Management / Office-assistent bij Library & IT Services (LIS) pak jij een verscheidenheid aan uitvoerende, administratieve- en secretariële taken op. Je vindt voldoening in het goed faciliteren van de processen van het secretariaat en het ontzorgen van de collega’s die er gebruik van maken. Je voert de werkzaamheden samen met de andere managementassistenten in een informele werksfeer. Voor ons programma Digitaal Voorwaarts moeten regelmatig communicatie-uitingen gemaakt worden, jij vindt het leuk om je met communicatie bezig te houden en komt snel tot aansprekende teksten.
 
Je taken bestaan onder meer uit:

• Plannen, organiseren en voorbereiden van MT-bijeenkomsten, notuleren en agendabeheer; 
• Overige algemene secretariële werkzaamheden zoals telefoonbeantwoording, beheer van mail, archiveren, bestellen kantoorartikelen, catering, etc.;
• Zorgdragen voor de juiste logistiek afhandeling van beleidsstukken die naar het college van bestuur moeten;
• Organiseren van allerlei activiteiten van de divisie en bijdragen aan activiteiten voor personeelswelzijn;
• Informatievoorziening met behulp van de nieuwspagina, nieuwsbrief en de webpagina’s. Communicatie is jouw ding;
• Beantwoorden van allerhande vragen en verzoeken van medewerkers;
• Regelen van reis en verblijf voor dienstreizen;
• Het controleren, verwerken en betaalbaar stellen van facturen.

Geboden wordt

Het betreft een functie voor 0,8-1,0 fte (32-40 uur per week) van de volledige werktijd. 
 
Het salaris bedraagt minimaal € 2.618 en maximaal € 3.298 bruto per maand (full time
dienstverband), gebaseerd op UFO-profiel Management /Office-assistent 3 en salarisschaal 6 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Bij aantoonbaar functioneren is er de mogelijkheid om door te groeien naar UFO-profiel Management / Office-assistent 2 en salarisschaal 7. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring.  
 
Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. 
 
Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar. Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 
 
Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap. Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.
 
Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

Profiel kandidaat

Jouw kwalificaties 

• MBO+ werk- en denkniveau, met relevante werkervaring;
• Kennis van een veranderende (IT) organisatie is een pré;
• Je kunt goed organiseren, plannen, prioriteiten stellen en je kunt werkzaamheden snel eigen te maken;
• Je bent proactief, accuraat, stressbestendig, flexibel en kunt met vertrouwelijke informatie omgaan;
• Je hebt een positieve, enthousiaste en klantgerichte houding en een gestructureerde, servicegerichte werkwijze;
• Je functioneert zowel zelfstandig als in teamverband goed;
• Je bent positief kritisch en schroomt niet om vragen te stellen;
• Je kunt goed uit de voeten met applicaties als Word, Excel en Powerpoint, ervaring met SharePoint is een pré;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk. 

Jouw talenten

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, toont eigenaarschap en bent reflectief van aard;  
• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, het geven en ontvangen van feedback, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving; 
• Je bent servicegericht: je stelt je klant altijd centraal; je laat je niet van de wijs brengen door extra werk, tegenvallers of tijdsdruk; je weet problemen op te lossen zonder daarbij de dienstverlening uit het oog te verliezen.

De divisie Library & IT Services
Library & IT Services heeft als missie het realiseren van state-of-the-art informatie-voorziening, IT-diensten en bibliotheekdienstverlening voor het onderwijs en onderzoek en bedrijfsvoering van Tilburg University. LIS stelt zich daarbij op als dienstverlener en adviseur. De divisie telt circa 190 FTE medewerkers. 

De aanstelling vindt plaats bij de divisie Facility Services (FS) binnen de afdeling University Services & Schools Management Support. Je wordt vanuit FS tewerkgesteld bij de divisie
Library & IT Services, waar ook je feitelijke werkplek is.

Meer informatie

Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).

Solliciteren?
Solliciteer direct via bovenstaande button.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Synoniemen vacaturetitel

Management Assistent, Office management, Secretaresse